Senin, 16 Mei 2011

Penanganan Telpon (ADM PERKANTORAN)


penanganan telepon

(Handling Telepon)

Suatu saat mungkin kamu akan bekerja di salah satu perusahaan. Sekedar informasi singkat perihal tata krama menggunakan telepon sangat perlu untuk di pelajari, ada beberapa langkah yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
a.     Tata cara menangani telepon ke luar

1) Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya!
2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan mengangkat telepon sebelum nomor telepon di ketahui!
3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan barulah memutar nomor telepon yang di kehendaki!
4) Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita kehendaki!
5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan bicara yang bukan-bukan!
6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait telepon!
7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon secara perlahan dan jangan sampai dalam keadaan miring!
8)Perlu diketahui pada waktu memilih nomor telepon jangan sekali kali menggunakan pensil atau benda lainnya, tetapi pergunakanlah jari telunjuk!
b.    Tata cara menangani telepon masuk

1) Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali!
2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note!
3) Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat misalnya: “Selamat siang, SCBS Radio Selong?“. Hindarkan menjawab dengan mengatakan “halo”!
4) Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.
5) Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
6) Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya.
7) Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi yang berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud yang lain dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan). Pengirim dan penerima pesan dalam hal ini dapat bertindak selaku pribadi/perseorangan, dapat pula mewakili lembaga. Berkat kemajuan teknologi, komunikasi ini dipermudah dan diperlancar melalui pesawat telepon.

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui telepon :
1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing
2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
4. Berbicara terl alu banyak basa-basi
5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak
6. Berbicara dengan nada memerintah
7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan
8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali
9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah.




Nama       : Novi Sintiawati
Kelas       : 2 AP 1

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar